Dr Job / Tutto quello che avreste voluto sapere sulle trasferte, il rimborso spese e la loro deducibilità - prima parte

Il lunedi dopo la JobMarathon, si torna alla vita di ogni giorno. Perchè anche questo è JobTalk. Il post a aseguire avvia la collaborazione dei giovani consulenti della Fondazione Studi Consulenti del lavoro con il Dr Job. Si parte con un bigino utilissimo sui rimborsi spese per le trasferte di lavoro, l'ho diviso in due puntate perchè è molto lungo, e contiene tutte le novità in materia.
La fiction continua con le foto del reading, in arrivo sul blog e su Job24.it
Dr Job è a cura di Anna Marino
di Anna Maria Ermacora - Consulente del lavoro.- I lavoratori che, recandosi fuori sede per ragioni di servizio, sostengono spese connesse con l’esecuzione del loro lavoro hanno diritto di ricevere dall’impresa i relativi rimborsi. Per operare correttamente è richiesto un insieme di conoscenze in ordine a imposizione sui redditi, accertamento Iva, imposta di bollo, etc… I soggetti da poter considerare sono una pluralità: lavoratori subordinati, coordinati e continuativi (amministratori e sindaci), lavoratori a progetto e anche tutti i soggetti che hanno rapporti con l’impresa (professionisti, agenti rappresentanti, altri intermediari).
I riferimenti e chiarimenti principali sono negli artt. 51, 54, 109 del TUIR, nella circolare n. 326/E del 23 dicembre 1997 e, solo per citare l’ultima, nella circolare n. 6/E del 3 marzo 2009.
In questo contesto vengono visti i lavoratori dipendenti.
Il regime fiscale è stabilito dal comma 5 dell’art.51 del TUIR, secondo il quale le indennità e i rimborsi di spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro sono tassabili interamente, tranne i rimborsi di spese di trasporto documentate.
Nel caso di trasferte fuori del territorio comunale, è necessario distinguere tra indennità forfetaria e rimborso a piè di lista. La prima è tassata solo per la parte che eccede € 46,49 al giorno per le trasferte nel territorio nazionale e € 77,47 al giorno per le trasferte all’estero.
In caso di rimborso a piè di lista, i rimborsi delle spese di vitto, alloggio e trasporto non concorrono a formare il reddito, purché documentate.
Il rimborso di altre spese, anche non documentabili purchè attestate dal dipendente, è escluso da imposizione fino ad un importo di € 15,49 al giorno, elevato a € 25,82 per le trasferte all’estero.

L’Amministrazione Finanziaria ha precisato che la scelta di uno dei metodi sopra esposti va fatta con riferimento all’intera trasferta, non è consentito nell’ambito della stessa trasferta adottare criteri diversi.
La circolare 23 dicembre 1997 n. 326/E, l’Agenzia delle Entrate ha riconosciuto:
a) la necessità che dalla documentazione comprovante l’esclusione da tassazione del rimborso risulti “in quale giorno l’attività del dipendente è stata svolta all’esterno della sede di lavoro”;
b) che “non assume alcuna rilevanza l’ampiezza del comune in cui il dipendente ha la sede di lavoro”;
c) che “non assume alcun rilievo l’eventuale ripartizione del territorio in entità subcomunali, come le frazioni, dovendosi comunque aver riguardo al territorio comunale”.
Le spese di vitto e alloggio rimborsate con il metodo analitico non sono tassate in capo al lavoratore purchè documentate mediante fattura, ricevuta fiscale, opportunamente intestate al soggetto beneficiario della detrazione.
La circ. 53/E del 5 settembre 2008 aveva chiarito che nelle ipotesi in cui la prestazione alberghiera o di ristorazione fosse fruita da un soggetto diverso dall’effettivo committente del servizio, impresa o professionista, ai fini della detrazione era necessario che la fattura fosse cointestata.
La circ. 6/E del 3 marzo 2009 rivede l’obbligo di cointestazione della fattura: in luogo della cointestazione è ora previsto che i dati dei dipendenti o dei collaboratori fruitori della prestazione siano indicati nel corpo della fattura ovvero in una apposita nota ad essa allegata.
Per quanto riguarda la documentazione necessaria quale giustificativo del rimborso, il datore di lavoro non è obbligato a rilasciare un’apposita autorizzazione preventiva per lo svolgimento della trasferta e per la documentazione delle spese sostenute in occasione delle trasferte “non è necessaria l’intestazione al dipendente dei documenti stessi, essendo sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa”. La deducibilità di queste spese è subordinata alla possibilità di dimostrare l’effettività e l’inerenza dei costi afferenti alla trasferta da parte delle imprese, come ben sottolineato nella circolare 188/E del 16 luglio 1998 e come precisato dalla Corte di Cassazione nella sentenza n. 6650 del 2 febbraio 2006.
La deducibilità in capo alle aziende dei rimborsi corrisposti ai dipendenti è contenuta nell’articolo 95, comma 3, del TUIR.
In particolare, questa disposizione disciplina il trattamento fiscale dei rimborsi relativi alle spese di vitto e alloggio sostenute dai dipendenti per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale, alle spese di trasporto e riconosce la deducibilità delle spese di vitto e di alloggio per un ammontare massimo giornaliero pari a :
§ euro 180,76 per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale;
§ euro 258,23 per le trasferte effettuate all’estero.
Come chiarito dalla circolare ministeriale 16 luglio 1998 n. 188/E, questo limite di deducibilità si riferisce esclusivamente alle ipotesi di rimborso analitico (c.d. rimborsi “a piè di lista”) e, pertanto, non sono assoggettati al limite in questione le indennità forfetarie e i rimborsi misti.
Questi costi sono deducibili, nel rispetto del limite giornaliero, soltanto per i giorni durante i quali l’alloggio è stato effettivamente utilizzato dai lavoratori dipendenti e dai collaboratori coordinati e continuativi per le trasferte e non sono deducibili per i giorni durante i quali l’alloggio non è stato effettivamente utilizzato dagli stessi soggetti.

 

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